Head of Reception (w/m/d)

Ein guter Tag im Studio fühlt sich leicht an. Patient*innen werden mit Namen begrüßt, der Terminplan hält, niemand wartet unnötig, und das Team arbeitet ruhig und konzentriert. Diese Leichtigkeit ist kein Zufall. Sie ist deine Arbeit.

Du hältst den operativen Motor des Studios am Laufen: Empfang, Terminplanung, Patientenfluss, Abrechnung, Technik und Systeme. Wenn alles rund läuft, merkt es niemand. Genau darin liegen das Handwerk und der Anspruch.

Dein wichtigstes Werkzeug dafür ist keine Software, sondern dein Team. Du entscheidest mit, wer zu uns passt, gibst neuen Kolleg*innen Sicherheit in ihrer Rolle, entwickelst sie weiter und hältst die Crew zusammen, auch an Tagen, an denen es voll wird.

Eine Praxis kann nur dann gute Arbeit leisten, wenn sie wirtschaftlich gesund ist. Deshalb gehört auch das zu deinem Verantwortungsbereich: Als Teil des Leitungsteams steuerst du Auslastung, Abrechnung und Fristen.

Die Rolle ist bewusst zweigeteilt, und genau das macht sie spannend. Die eine Hälfte deiner Zeit stehst du selbst am Empfang. Dort siehst du Engpässe, bevor sie in einer Statistik auftauchen, und dein Team sieht an dir, welcher Standard gilt. Die andere Hälfte gehört den Dingen, für die im Tagesgeschäft nie Zeit ist: Prozesse schärfen, Zahlen verstehen, dein Team entwickeln und Ideen umsetzen, die morgen den Unterschied machen.

Wofür du verantwortlich bist

Das Erlebnis: Wie sich ein Besuch bei Somana anfühlt, vom ersten Anruf bis zur Verabschiedung an der Tür. Du setzt den Standard und lebst ihn vor.

Das Team: Auswahl, Onboarding, Entwicklung, Schichtplanung, Urlaube und Vertretungen. Du führst die Personalgespräche. Die formale Entscheidung triffst du gemeinsam mit der Studioleitung (Head of Studio).

Der Alltag: Termine, Warteliste, Serientermine, Lücken und No-Shows. Du sorgst dafür, dass unsere Kapazität bei den Menschen ankommt, die sie brauchen.

Das Geld: Verordnungen und Fristen, GKV-Sammelabrechnung, Retaxationen, Selbstzahler*innen, offene Forderungen und Kassenführung.

Das Studio: Prozesse in Theorg und Doctolib, Technik und Systemadministration im Studio, Bestellungen und Datenqualität. Bei Beschwerden und Eskalationen bist du die erste Ansprechperson.

So sieht Erfolg nach sechs Monaten aus

• Patient*innen kommen wieder, empfehlen uns weiter, und die Auslastung ist gestiegen.
• Keine Verordnung läuft unbemerkt ab, keine Frist wird verpasst.
• Dein Team trägt den Tag auch dann, wenn du nicht da bist.
• Das Therapieteam kümmert sich um Therapie, nicht um Organisation.

Für wen dieser Job der richtige ist

• Du bringst Berufserfahrung in einer medizinischen Einrichtung (Praxis, Klinik, MVZ) mit, idealerweise an der Rezeption, im Front Office oder im Praxismanagement, oder du hast eine abgeschlossene Ausbildung im Gesundheitswesen, z. B. als MFA, Kauffrau/-mann im Gesundheitswesen oder in einem therapeutischen Beruf. Das setzen wir voraus.
• Es liegt dir wirklich am Herzen, wie es den Menschen geht, die zu uns kommen. Du behältst Namen, persönliche Geschichten und wer nach einer Operation wieder Treppen steigen möchte, verlässlich im Kopf.
• Du möchtest ein Team aufbauen und partnerschaftlich führen, statt es nur zu verwalten. Menschen weiterzubringen macht dir mehr Freude, als alles selbst zu erledigen.
• Du denkst ganz selbstverständlich unternehmerisch mit: Auslastung, Umsatz und Kosten behältst du im Blick, denn davon hängt ab, wie vielen Menschen wir helfen können und wie sich dieses Team weiterentwickelt.
• Du bist bereit, die GKV-Abrechnung im Bereich Physio und Reha von Grund auf zu verinnerlichen: Verordnungen, Fristen, Retaxationen. Wenn du dieses Wissen bereits mitbringst, umso besser.
• Auch am dritten voll gepackten Tag in Folge bleibst du freundlich und gelassen. Kritik sprichst du direkt und wertschätzend bei der jeweiligen Person an, statt Unruhe ins Team zu tragen.
• Du möchtest Führungsverantwortung übernehmen und trotzdem mit Begeisterung selbst am Empfang stehen. Beides gehört für dich zusammen.

Diese Rolle passt nicht zu dir, wenn du …

• du noch keine Erfahrung in einer medizinischen Einrichtung und keine Ausbildung im Gesundheitswesen hast.
• du eine reine Führungsposition ohne Schichtdienst suchst.
• Abrechnung, Fristen und Zahlen für dich nur lästiges Beiwerk sind.
• du Entscheidungen lieber nach oben delegierst, statt sie selbst zu treffen.
• du Spätschichten grundsätzlich vermeiden möchtest.
• du feste Anweisungen brauchst, um Abläufe zu verändern. Bei uns gestaltest du sie aktiv selbst.

Eine Rolle mit echtem Gewicht: Das operative Herz des Studios liegt bei dir. Prozesse, Standards und Abläufe gehören dir, solange die Ergebnisse stimmen.

Aufbauen statt verwalten: Wir sind ein junges Studio. Du übernimmst keine eingefahrenen Strukturen, sondern baust sie selbst auf, dein Team eingeschlossen.

Eine Perspektive: Wir wachsen und besetzen intern. Wer diese Rolle ausfüllt, ist die naheliegende Person für mehr Verantwortung.

Rückhalt: Ein Leitungsteam mit klaren Zuständigkeiten, kurze Wege zur Geschäftsführung und Unterstützung aus der Zentrale bei Recruiting, Verträgen und IT.

Ein Umfeld, das dich gesund hält: Ein neu gebautes Gesundheitsstudio, hochwertiges Equipment, Getränke, und unser Trainings- und Wellnessangebot darfst du gern selbst nutzen.

Benefits mit echtem Mehrwert

Du erhältst ein Benefit-Budget von bis zu 160 € im Monat, das du steuerfrei nach deinen Wünschen einsetzen kannst. Zum Beispiel für:

• Deutschlandticket (59 €): Wir übernehmen dein monatliches ÖPNV-Ticket.
• Essenszuschuss (110 €): Bis zu 6,90 € pro Tag für deine Mahlzeiten.
• Urban Sports Club (49 €): Training in ganz Deutschland, von Yoga über Fitness und Schwimmen bis Tanz.
• und vieles mehr.